Потеря файла Excel, над которым вы трудились часами, днями или даже неделями, может стать серьёзным испытанием для любого человека. Это может привести к снижению производительности и вызвать стресс.
Причины потери данных могут быть разными: внезапное отключение электричества, неожиданное завершение работы программы, забывчивость или просто невнимательность. Такие ситуации происходят чаще, чем вы думаете.
К счастью, существует способ восстановить потерянные файлы Excel. В этой статье мы расскажем, как это сделать.
Но это ещё не всё. Мы также дадим советы, как предотвратить потерю данных. Вы узнаете, как настроить автоматическое сохранение, использовать локальные и облачные сервисы резервного копирования, а также как использовать специализированное программное обеспечение в экстремальных ситуациях.
Методы восстановления несохраненных файлов Excel
С каждым из нас такое случалось: вы заканчиваете работу с электронной таблицей, быстро закрываете её, или происходит что-то непредвиденное на вашем компьютере, и файл пропадает.
Excel предлагает несколько способов восстановить несохранённые или случайно удалённые файлы.
Вот самые действенные из них:
Автоматическое восстановление Excel
После неожиданного завершения работы с программой Excel обычно появляется панель восстановления документа. На этой панели отображается список файлов, которые не были сохранены корректно.
Чтобы восстановить файл, просто выберите его и сохраните как новый.
Если файл не отображается на панели, выполните следующие действия:
- Откройте Excel и выберите любой доступный лист.
- Если на панели восстановления есть опция «Показать восстановленные файлы», найдите её и активируйте.
- Сохраните восстановленный файл под другим именем, чтобы избежать перезаписи.
Эта функция особенно полезна, если вы потеряли последние изменения из-за внезапного завершения работы с программой.
Поиск несохраненных книг вручную
Если функция AutoRecovery не отображается, вы можете найти несохранённые книги через меню «Файл».
- Откройте новый документ в Excel.
- Перейдите в меню «Файл» и выберите пункт «Сведения».
- В разделе «Управление книгой» выберите «Восстановить несохранённые книги».
После этого появится папка с временными файлами. Найдите нужный файл и откройте его. Затем сохраните его в нужном месте.
Где хранятся эти книги? Обычно они находятся в следующей папке: C:\Users\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles. Если вы часто работаете с Excel, вам может пригодиться этот адрес.
Восстановить файлы из кэша или временных файлов
Ещё один способ – поискать временные файлы Excel в вашей системе. Обычно они имеют расширение .tmp или начинаются с символа ~ (тильда).
- Откройте проводник и перейдите в папку C:\Users\ВашеИмяПользователя\AppData\Local\Temp.
- Найдите файлы с расширением .tmp или именами, похожими на ~xxxx.tmp.
- Переименуйте их, попробуйте изменить расширение на .xlsx и откройте их с помощью Excel.
Этот метод может занять некоторое время, поскольку временных файлов может быть много, и они не всегда имеют чёткое название. Однако, это может быть эффективным способом.
Восстановить предыдущие версии перезаписанных файлов или документов
Порой дело не в том, что вы ничего не сохранили, а в том, что вы случайно удалили или перезаписали файл. В таких ситуациях и операционная система Windows, и некоторые облачные сервисы предоставляют возможность восстановить предыдущую версию файла.
История версий файлов в Windows
В Windows есть функция, которая позволяет сохранять разные версии одного и того же файла. Эта функция называется «История файлов».
Чтобы получить доступ к предыдущим версиям файла Excel, выполните следующие действия:
- Щёлкните правой кнопкой мыши по нужному файлу и выберите «Свойства».
- Перейдите на вкладку Предыдущие версии.
- Появится список резервных копий или точек восстановления. Выберите нужную версию и нажмите «Восстановить» или «Копировать», если хотите сохранить текущую версию.
Важно отметить, что перед этим необходимо активировать функцию «История файлов» в настройках Windows:
- Откройте раздел «Система и безопасность» и выберите «История файлов».
- Выберите внешний диск для хранения резервных копий и активируйте эту функцию.
- Вы можете выбрать определённые папки для включения в резервную копию.
Чем дольше вы используете функцию «История файлов», тем больше старых версий файлов будет доступно для восстановления.
Менеджер версий в облачном хранилище
Если вы работаете с файлами, которые хранятся в облачном хранилище, то у вас есть возможность отслеживать изменения, которые были внесены в эти файлы. Это особенно удобно, если вы работаете в команде или используете несколько устройств для доступа к файлам.
- Для того чтобы восстановить файл Excel, перейдите на страницу облачного хранилища и найдите нужный файл.
- Затем нажмите правой кнопкой мыши на файл и выберите пункт «История версий».
- После этого вы сможете просмотреть все сохранённые версии файла и выбрать нужную.
- Вы можете открыть файл только для чтения или сохранить его как новый документ.
Эта функция обеспечивает вам уверенность в том, что вы всегда сможете восстановить предыдущие версии файла в случае ошибки, перезаписи или случайного удаления.
Ремонт и восстановление поврежденных файлов Excel
Ещё одна типичная ситуация – это работа с файлом, который неожиданно отказывается открываться или выдаёт сообщения об ошибках.
В Excel есть специальные инструменты, которые помогут восстановить или исправить такие файлы.
Функция открытия и восстановления
В случае обнаружения повреждения файла Excel может попытаться восстановить его автоматически. Если это не удастся, можно попробовать восстановить файл вручную:
- Откройте Excel и выберите «Файл» → «Открыть».
- Выберите файл, который вызывает проблему.
- Рядом с кнопкой «Открыть» нажмите стрелку и выберите «Открыть и восстановить».
- Выберите «Восстановить», чтобы попытаться восстановить как можно больше данных. Если это не удастся, выберите «Извлечь данные», чтобы сохранить хотя бы значения и формулы.
Этот способ часто помогает восстановить файлы, которые были повреждены из-за проблем с электричеством или при сохранении.
Другие методы восстановления данных из поврежденной книги Excel
В случае, если описанный выше способ не помог, можно попробовать альтернативные методы:
- Восстановить последнюю сохранённую версию. Откройте Excel, перейдите в меню «Файл» и выберите «Открыть». Затем выберите нужный файл. Возможно, Excel предложит вам открыть предыдущую версию файла без изменений, которые могли привести к повреждению.
- Изменить способ расчёта с автоматического на ручной. Это может помочь открыть повреждённые рабочие книги, которые не удаётся открыть из-за сложных расчётов.
- Использовать внешние ссылки. Создайте новую книгу и используйте формулы для импорта данных из повреждённого файла. Например, в одной ячейке можно использовать формулу ='Лист1'!A1.
- Использовать макросы для извлечения данных. Если в повреждённом файле остались какие-то данные, которые можно спасти, можно попробовать использовать макросы для их извлечения.
Эти методы требуют некоторых знаний Excel, но могут помочь предотвратить потерю информации, если файл был серьёзно повреждён.
Инструменты и настройки для предотвращения потери файлов Excel
Предотвращение – это всегда наилучшая стратегия. С помощью Excel вы можете настроить параметры, чтобы снизить вероятность потери данных и упростить их восстановление.
Настройте автоматическое сохранение и автоматическое восстановление
- В Excel выберите «Файл» → «Параметры» → «Сохранить».
- Обратите внимание на опцию «Сохранять информацию об автовосстановлении каждые x минут». Вы можете настроить интервал (например, каждые 5 минут, если это важно).
- Укажите папку для сохранения файлов автовосстановления и подтвердите изменения.
- Убедитесь, что опция «Отключить автосохранение только для этой книги» не отмечена.
Чем чаще вы сохраняете данные, тем меньше вероятность потери информации в случае непредвиденных ситуаций.
Включить автоматическое создание резервных копий
- В меню «Файл» выберите «Сохранить как». В открывшемся окне нажмите «Обзор», чтобы выбрать место для сохранения файла.
- Затем в окне «Обзор» выберите «Инструменты» и «Общие параметры».
- Установите флажок «Всегда создавать резервную копию» и нажмите «ОК».
Теперь каждый раз при сохранении файла Excel будет создавать его резервную копию с расширением .xlk. Это позволит вам восстановить файл, если он будет повреждён или удалён.
Специализированное программное обеспечение для восстановления
В самых сложных ситуациях, когда файл был полностью удалён с вашего компьютера, существуют специальные программы, которые могут помочь восстановить потерянные данные.
Такие программы, как EaseUS Data Recovery Wizard или Wondershare Recoverit Data Recovery, позволяют быстро найти и восстановить удалённые файлы.
Процесс восстановления данных с помощью этих программ обычно выглядит следующим образом:
- Установите программу на свой компьютер.
- Выберите диск или папку, где находился удалённый файл.
- Запустите глубокое сканирование, чтобы найти файлы Excel. Можно также отфильтровать результаты по расширениям .xls или .xlsx.
- Просмотрите найденные файлы и выберите те, которые нужно восстановить.
Важно помнить, что перед началом восстановления не следует сохранять новые файлы в той же папке, где находится удалённый файл, чтобы избежать перезаписи данных.
Существует множество способов и инструментов для восстановления файлов Excel, независимо от причины их потери. Важно понимать, какие возможности предоставляет Excel, и иметь стратегию предотвращения потери данных, например, использовать функцию автосохранения, привязать учётную запись к облачном хранилищу и включить резервное копирование.
